Cabinet Cohen : 3 heures récupérées par jour, zéro recrutement supplémentaire

Le client & le contexte

Studeria a accompagné le Cabinet Cohen, cabinet dentaire TPE, dans un projet de transformation de son administration quotidienne par l'IA. 1 secrétaire médicale gérant l'ensemble de la relation patient et des tâches administratives. Avant Studeria, aucun outil d'automatisation n'était en place : rappels, comptes-rendus, relances, courriers — tout était manuel.

Le défi à relever

• Rappels de RDV gérés manuellement : taux de no-show élevé
• Comptes-rendus rédigés à la main : 20 à 30 minutes par compte-rendu
• Relances impayés gérées de façon irrégulière, faute de temps
• Chaque email traité individuellement, quelle que soit sa nature
• 3 heures par jour d'administration pure sur une seule personne : un risque humain et organisationnel

Ce que nous visions ensemble

Passer d'une secrétaire médicale débordée par l'administratif, à une secrétaire qui consacre l'essentiel de son temps à l'accueil et à la relation patient. Objectif non négociable : zéro dégradation de la qualité du service patient.

Notre approche chez Studeria

Accompagnement sur-mesure, déploiement progressif par cas d'usage pour ne jamais désorganiser l'activité. Chaque agent testé en conditions réelles avant mise en production. Les outils ont été intégrés dans les canaux existants du cabinet (email, SMS).

Ce que nous avons mis en place

Phase 1 - Cadrage & compréhension

Cartographie des tâches administratives quotidiennes. Quantification du temps passé par catégorie. Identification des 4 cas d'usage prioritaires selon l'impact et la sensibilité des données.

Phase 2 - Mise en oeuvre

Déploiement d'un agent rappels RDV automatiques (SMS + email à J-48 et J-24). Déploiement d'un agent de génération de comptes-rendus depuis dictée vocale. Déploiement d'un agent de filtrage et de réponse aux emails courants. Déploiement d'un agent de relances impayés en séquence graduée.

Phase 3 - Projection & structuration

Formation de la secrétaire médicale à la supervision des outputs. Documentation des workflows pour assurer la continuité. Identification de nouveaux cas d'usage potentiels.

Les impacts concrets observés

• -60% de no-shows grâce aux rappels automatiques J-48 / J-24
• -70% du temps administratif de la secrétaire médicale
• 3 heures récupérées chaque jour : entièrement réinvesties dans l'accueil et la relation patient
• Relances impayés désormais systématiques et sans charge mentale

Perspectives & suites

Le cabinet dispose aujourd'hui d'une infrastructure administrative automatisée qui lui permet de grandir sans recruter. Prochaine étape : automatiser le suivi post-traitement et les enquêtes de satisfaction patient.

Et si c'était vous ?

Votre équipe administrative est à flux tendu ? Avant d'envisager un recrutement, voyons ensemble ce que l'IA peut absorber. Échangeons.